Przeprowadzając transakcję, jej strony, ale też doradcy, skupiają się przede wszystkim na uzgodnieniu jej merytorycznych elementów w celu dopracowania odpowiednich postanowień. Aby proces zamknięcia transakcji przebiegł sprawnie i kontrahenci dotrzymali założonego terminu zawarcia umowy (który jest niekiedy istotny również z powodów księgowych i finansowych), przygotowując zamknięcie, warto pamiętać również o wymogach formalnych, których niespełnienie może spowodować niedojście transakcji do skutku, jej późniejszą nieważność lub nałożenie na strony transakcji dodatkowych obowiązków powodujących kłopoty praktyczne.
Kwestie związane z identyfikacją stron transakcji
Odpisy z rejestrów
Chociaż, zarówno dane wpisane do rejestrów objętych Krajowym Rejestrem Sądowym jak i dane wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, są dostępne w trybie online, przy podpisywaniu umowy dobrze jest posiadać wydrukowane odpisy z odpowiedniego rejestru. Wydrukowany odpis pozwala szybko zweryfikować dane samego przedsiębiorcy (nazwa, numer wpisu, adres), numery pod jakimi przedsiębiorca jest zarejestrowany w innych rejestrach (NIP, REGON), oraz dane osób uprawnionych do reprezentacji (i sam sposób reprezentacji).
Weryfikacja ujawnionych danych osób uprawnionych do reprezentacji
Nie zawsze, pomimo dołożenia należytej staranności, dane ujawnione w rejestrze odzwierciedlają aktualny stan faktyczny np. w odniesieniu do danych osób uprawnionych do reprezentacji. Może być to spowodowane zmianami składu zarządu, które, pomimo złożonego wniosku, nie zostały, do dnia podpisania umowy, ujawnione w odpowiednim rejestrze. Wówczas należy legitymować się uchwałą powołującą w skład organu reprezentacji oraz dowodem potwierdzającym złożenie wniosku do rejestru o ujawnienie zmian.
Pełnomocnictwa
Jeżeli umowa ma być podpisana przez pełnomocnika, przed transakcją należy zweryfikować czy zakres pełnomocnictwa obejmuje umocowanie do podpisania danego dokumentu, a także czy dysponujemy oryginałem pełnomocnictwa lub jego uwierzytelnioną kopią.
Podpis elektroniczny
W przypadku, gdy umowa ma zostać podpisana przy użyciu podpisu elektronicznego należy zweryfikować, czy certyfikat będzie ważny w dniu transakcji (zazwyczaj certyfikaty są wydawane na okres 1 – 2 lat). Możliwe jest również zakupienie usługi umożliwiającej jednorazowe złożenie podpisu elektronicznego. Należy również pamiętać, że podpis elektroniczny nie jest tym samym co profil zaufany. Usługa profilu zaufanego służy identyfikacji osoby fizycznej wyłącznie w kontaktach z organami administracji publicznej i umieszczenie go na umowie, zawieranej z podmiotem prywatnym, nie doprowadzi do skutecznego podpisania tej umowy.
Kwestie związane z przedmiotem transakcji
Oprócz prawidłowej identyfikacji stron umowy, równie istotne dla przeprowadzenia transakcji jest przygotowanie wszystkich niezbędnych dokumentów dotyczących przedmiotu transakcji lub wskazanych przez strony w treści umowy.
Załączniki do umowy lub dokumenty podlegające okazaniu podczas podpisywania umowy
Odpowiednio wcześniej należy zweryfikować, jakie dokumenty, zgodnie z projektem umowy, powinny być okazane podczas jej zawierania (lub załączone do umowy). Jako najczęściej spotykane należy wskazać np. informację z banku o wysokości zadłużenia obciążającego przedmiot transakcji, promesa zwolnienia środków lub obciążenia, zaświadczenie z urzędu skarbowego lub zakładu ubezpieczeń społecznych o niezaleganiu z płatnością podatków lub składek (ewentualnie o wysokości zaległości). Konieczność przedstawienia konkretnych dokumentów będzie wynikała z treści umowy zawieranej przez strony (i będzie zależała od przedmiotu transakcji). W tym zakresie, planując termin zawarcia umowy lub złożenia oświadczenia, należy wziąć pod uwagę, że właściwe urzędy (lub podmioty) zobowiązane do wydania określonych dokumentów, potrzebują czasu na ich przygotowanie. Dlatego też należy wcześniej zweryfikować rzeczywisty czas wydawania takich dokumentów (który może być dłuższy niż terminy wskazane w przepisach prawa) a także ustalić, która strona będzie występować o dany dokument i, ewentualnie, pozyskać odpowiednie pełnomocnictwa.
Należy również zweryfikować warunki wymagane przez podmiot, przed którym, lub z udziałem którego, transakcja jest zawierana (np. bank, notariusz) w zakresie wymaganej przez nie daty wydania przedstawianych dokumentów. Nawet jeżeli przepisy prawa nie wskazują daty ważności danego dokumentu (np. wypisu z rejestru gruntów) praktyka wskazuje, że dokument wystawiony w dacie wcześniejszej niż 3 miesiące budzi wątpliwości co do jego aktualności.
Forma dokumentów
Jeżeli przedstawiane dokumenty są sporządzone w języku innym niż język polski i druga strona transakcji nie zna danego języka obcego, konieczne będzie wcześniejsze przetłumaczenie dokumentu na język polski (a w przypadku przeprowadzania transakcji przed notariuszem lub jeżeli dokument będzie składany do sądu lub urzędu) powinien być on przetłumaczony przez tłumacza przysięgłego, i w niektórych przypadkach, opatrzony klauzulą apostille. Są to czynności, które powinny być również uwzględnione w harmonogramie planowanych działań poprzedzających transakcję. W przypadku, jeżeli druga strona transakcji włada językiem, którego nie znamy lub jeżeli transakcja jest przeprowadzana przed notariuszem, do udziału w transakcji należy również zaprosić tłumacza przysięgłego.
Środki na rachunku bankowym
Niezależnie od obowiązku dokonywania płatności na rzecz drugiej stronny, samo zawarcie umowy może się wiązać z obowiązkiem uiszczenia opłat (np. kosztów notarialnych, podatku PCC) dlatego też należy zweryfikować, czy w dniu transakcji na rachunku bankowym będzie odpowiednia kwota wolnych środków.
Oświadczenia składane przed notariuszem
W przypadku niektórych transakcji, przepisy prawa wymagają by były zawarte w formie aktu notarialnego lub z podpisem notarialne poświadczonym. W takim przypadku należy pamiętać, że notariusz będzie weryfikował tożsamość osób podpisujących umowę (lub składających oświadczenie woli). Należy zatem pamiętać o zabraniu dokumentu tożsamości (lub telefonu, jeżeli tożsamość będzie potwierdzana przy użyciu dokumentów w aplikacji mObywatel).
Zastrzeżony numer PESEL
Od 1 czerwca 2024 r., w przypadku jeżeli stroną transakcji będzie osoba fizyczna (również prowadząca działalność gospodarczą), zaś transakcja będzie przeprowadzana m.in. przed notariuszem lub z udziałem banku, należy pamiętać o konieczności cofnięcia zastrzeżenia numeru PESEL aby umożliwić wskazanym podmiotom weryfikację tego numeru.
Dodatkowe obowiązki stron związane z transakcją
Oprócz wskazanych wyżej kwestii, których zaniedbanie może doprowadzić do wadliwości transakcji (w szczególności nieważności zawartej umowy lub złożonego oświadczenia) należy również wziąć pod uwagę dodatkowe kwestie, których zaniedbanie może spowodować odpowiedzialność przedsiębiorcy biorącego udział w transakcji.
Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych
Należy zweryfikować czy dane ujawnione w CRBE są aktualne zaś w przypadku ujawnienia rozbieżności należy zaktualizować wpisy.
BDO
Jeżeli przedsiębiorca posiada nadany numer w bazie Danych Odpadowych, numer ten powinien być umieszczony na dokumentach sporządzanych w związku z prowadzoną działalnością (a więc np. na umowie lub fakturze wystawionej w jej wykonaniu)
Biała lista podatników
W przypadku dokonywania jakichkolwiek płatności na rzecz drugiej strony umowy, należy zweryfikować, czy numer rachunku bankowego takiej strony jest ujawniony na białej liście. Jeżeli dany przedsiębiorca będzie zobowiązany do dokonywania płatności rekomendowane jest również zweryfikowanie wpisu rachunku bankowego należącego do takiego przedsiębiorcy, co pozwoli uniknąć ewentualnych zastrzeżeń zgłaszanych przez drugą stronę.
Status dużego przedsiębiorcy
Jeżeli którakolwiek ze stron transakcji posiada status dużego przedsiębiorcy, jest zobowiązana złożyć oświadczenie w tym przedmiocie drugiej stronie transakcji. Z tego względu, przed przystąpieniem do transakcji, należy zweryfikować status danego podmiotu w zakresie spełnienia przesłanek dużego przedsiębiorcy.
Listy sankcyjne
Niezależnie od przeprowadzenia analizy kontrahenta na etapie planowania transakcji, rekomenduje się przeprowadzenie jego weryfikacji również w krótkim okresie czasu przed zawarciem umowy. Przygotowanie transakcji jest zazwyczaj rozciągnięte w czasie na wiele miesięcy. W tym czasie może zmienić się sytuacja kontrahenta (lub podmiotów z nim powiązanych), która może mieć wpływ na zakres obowiązków związanych z przeprowadzeniem transakcji.
Autorem artykułu jest r. pr. Katarzyna Czechuła.
Powrót do bloga