Wydawać by się mogło, że większość kosztów wchodzących w skład opłaty eksploatacyjnej jest już standardem rynkowym. Praktyka jednak pokazuje, że niektóre z jej elementów wciąż jeszcze potrafią wzbudzić wiele emocji i być przedmiotem długotrwałych negocjacji. Nie zawsze bowiem najprostsze z perspektywy najemcy rozwiązanie w postaci usunięcia części kosztów z katalogu opłat eksploatacyjnych, będzie oznaczało dla niego realną korzyść. Wręcz przeciwnie, ograniczenie takich kosztów może spowodować w przyszłości obniżenie standardu świadczonych usług. Na katalog kosztów i ich wysokość wpływa bowiem szereg zmiennych. Przed przystąpieniem do wyboru nieruchomości czy renegocjacji umowy najmu, warto zapoznać się ze specyfiką tych czynników, tak aby wypracowana umowa była skrojona na konkretne potrzeby prowadzonej przez nas działalności.
W funkcjonujących obecnie na rynku nieruchomości umowach najmu, również tych magazynowych, większość kosztów związanych z bieżącą obsługą nieruchomości, przerzucona została na najemców. Wynika to z faktu, że obecnie standardem są umowy najmu typu „triple net”, inaczej zwane też net – net – net (NNN). Jest to jeden spośród trzech sposobów określenia podziału kosztów pomiędzy najemców i wynajmujących. Umowa „triple net” oznacza, że czynsz w umowie najmu określony jest jako wartość netto, tj. bez uwzględnienia kosztów dodatkowych. Innymi słowy, najemca oprócz czynszu bazowego, zobowiązany jest dodatkowo do zapłaty:
• podatków związanych z nieruchomością,
• ubezpieczenia nieruchomości oraz
• kosztów naprawy i utrzymania nieruchomości.
Wszystkie te dodatkowe obok czynszu koszty składają się na tzw. opłatę eksploatacyjną (zwaną również w zależności od umowy: kosztami eksploatacyjnymi, kosztami wspólnymi czy też z języka angielskiego – service charge).
Część najemców, konsekwentnie broni się przed umieszczaniem przez wynajmujących w katalogu opłat eksploatacyjnych niektórych kosztów. Stosują w tym celu różne zabiegi mające na celu ograniczenie tych opłat, które w ich ocenie są zbędne.
Jednym z najczęściej podnoszonych w praktyce przez najemców żądań jest ograniczenie katalogu opłat eksploatacyjnych do zamkniętej listy, która miałaby pozostać niezmienna przez cały czas trwania umowy najmu. W praktyce oznacza to brak możliwości dostosowywania katalogu kosztów do zmieniających się przepisów prawa, sytuacji na rynku czy też rosnących oczekiwań najemców.
W ocenie wielu najemców, otwarty katalog opłat eksploatacyjnych, daje wynajmującemu możliwość obciążania najemców dowolnymi i nieuzasadnionymi kosztami. Warto jednak podkreślić, że opłata eksploatacyjna nie jest tą składową kosztów, na której zarabiają wynajmujący. Wynagrodzeniem wynajmującego, który poniósł koszt budowy bądź zakupu nieruchomości, jest czynsz bazowy. Pozostałe płatności związane z utrzymaniem nieruchomości są to koszty, które najemca tak czy inaczej by poniósł w przypadku gdyby sam wybudował lub kupił budynek.
O ile zamknięcie katalogu kosztów, forsowane przez część najemców, będzie trudne do uzgodnienia (m.in. ze względu na oczekiwania inwestorów czy banków finansujących daną inwestycję), o tyle zastosowanie katalogu wyłączeń może się okazać dla obydwu stron rozwiązaniem kompromisowym. Z jednej strony, pozostawia wynajmującemu elastyczność i nie naraża na ponoszenie kosztów, które nie były objęte uzgodnionym z najemcą katalogiem opłat eksploatacyjnych a które mogą pojawić się w przyszłości. Z drugiej strony, pozwala najemcom wyłączyć konkretne koszty, których się obawiają. Często są to koszty, których wyłączenie z katalogu opłat eksploatacyjnych nie będzie kontrowersyjne dla wynajmującego. W przypadku powierzchni magazynowych mogą to być np.:
• koszty ponoszone przez wynajmującego wyłącznie na rzecz konkretnego najemcy;
• koszty postępowań spornych prowadzonych z konkretnymi najemcami;
• koszty CAPEX, czyli koszty związane z nakładami inwestycyjnymi na nieruchomość;
• podatki dochodowe czy też
• koszty negocjacji umów najmu z innymi najemcami.
Jak wspomniano na początku, na katalog i wysokość opłat eksploatacyjnych wpływa wiele elementów. Nie wszystkie z nich będą negocjowalne czy też możliwe do wyłączenia, jak wspomniane powyżej przykłady. Część kosztów wynika bowiem z charakteru bądź standardu obiektów magazynowych. Stąd w przypadku poszukiwania przez najemców oszczędności w opłacie eksploatacyjnej, warto zwrócić szczególną uwagę na pewne czynniki już na etapie wyboru nieruchomości, gdyż mogą mieć one znaczący wpływ na wysokość i sposób kształtowania się opłat w przyszłości.
Wiek obiektu magazynowego
Istotnym czynnikiem, który może wpływać na wysokość ponoszonych przez najemcę kosztów eksploatacyjnych, jest wiek obiektu magazynowego, w którym najemca zamierza wynajmować powierzchnię. Należy się spodziewać, że w przypadku nowych obiektów, nie będą one wymagały większych prac remontowych. Również kwestia ewentualnych planów rozbudowy czy modernizacji w przypadku nowych obiektów, nawet jeśli w jakimś zakresie miała stanowić element kosztów eksploatacyjnych, w przypadku nowych obiektów wydaje się być hipotetyczna. W przypadku nowych budynków koszty utrzymania nieruchomości będą prawdopodobnie sprowadzały się do drobnych, bieżących wydatków, co do których nie powinno być wątpliwości, że są to tzw. koszty OPEX (ang. operating expanditures). Możemy do nich zaliczyć np. konserwacje urządzeń, bieżące naprawy, utrzymanie dróg, placów czy terenów zielonych wokół magazynu.
W przypadku starszych obiektów, konieczne mogą się okazać większe nakłady na nieruchomość. W przypadku niektórych nakładów, może się pojawić pytanie czy są to jeszcze koszty OPEX, czyli standardowe w ramach opłaty eksploatacyjnej utrzymanie czy też już raczej CAPEX (ang. capital expanditures), czyli koszty inwestycyjne. Do kosztów CAPEX zaliczyć możemy np. wymianę poszycia dachu w budynku czy też zakup nowych elementów instalacji. Niestety, często rozróżnienie tych dwóch rodzajów kosztów nie jest tak łatwe jak się może z pozoru wydawać. Dlatego, już na etapie negocjacji, warto doprecyzować, które konkretnie koszty będą wyłączone z opłaty eksploatacyjnej.
Dodatkowe usługi oferowane najemcom
Kolejnym czynnikiem wpływającym na wysokość kosztów eksploatacyjnych, mogą być oferowane najemcom dodatkowe usługi. Najwyższej klasy magazyny wyposażone są w szereg dogodnych dla najemców rozwiązań, zaczynając od takich jak parkingi dla samochodów osobowych i ciężarowych, place manewrowe, całodobowa ochrona czy monitoring, aż po tzw. rozwiązania przyjazne środowisku jak np. oświetlenie energooszczędne. W przypadku obiektów magazynowych znajdujących się w portfolio zagranicznych funduszy, rozwiązania energooszczędne stanowią już obecnie standard. Kiedyś nie były one zbyt popularne, gdyż wiązały się z dodatkowymi wydatkami. Z upływem czasu okazało się, że mogą stanowić realną oszczędność zarówno dla najemców jak i wynajmujących. Tym samym wymagania związane z tzw. „zielonymi certyfikatami”, choć mogą stanowić dodatkowy element kosztów eksploatacyjnych, niekoniecznie muszą oznaczać ich wzrost a wręcz przeciwnie, w perspektywie długoterminowego najmu, mogą stanowić oszczędność.
Konkretne kategorie kosztów
Poza wskazanymi powyżej, bardziej ogólnymi czynnikami, które najemca może wziąć pod uwagę jeszcze na etapie wyboru nieruchomości, realny wpływ na wysokość opłat eksploatacyjnych mogą mieć również poszczególne elementy kosztów z nich pokrywanych.
W przypadku najmu powierzchni magazynowych położonych na obszarze miast, należy się liczyć z tym, że dość dużą część kosztów eksploatacyjnych będzie stanowić opłata za użytkowanie wieczyste. Jest to opłata uiszczana przez użytkownika wieczystego corocznie i obliczana jest od wartości nieruchomości, która może być zmienna w czasie. Opłata ta, co istotne z perspektywy najemców, może być aktualizowana poprzez pisemne wypowiedzenie dotychczasowej wysokości opłaty np. na skutek uznania przez organy państwowe wzrostu wartości nieruchomości. Tym samym najemcy muszą liczyć się z tym, że w przypadku aktualizacji opłaty za użytkowanie, wzrośnie również wysokość opłaty eksploatacyjnej.
Kolejnym z istotnych elementów opłaty eksploatacyjnej, na który warto zwrócić uwagę, właściwym dla wielobudynkowych kompleksów magazynowych, jest podział kosztów budynkowych oraz kosztów całego kompleksu. Na udział najemcy w opłacie eksploatacyjnej może się bowiem składać zarówno udział w budynku (koszty rozkładane są wówczas na jego najemców proporcjonalnie do powierzchni lokali) jak i udział w całej nieruchomości (koszty rozkładane zwykle na poszczególne budynki a następnie – w ich ramach – na poszczególnych najemców lokali w nich zlokalizowanych). Istotny z perspektywy najemcy jest odpowiedni podział tych kosztów, który pozwoli uniknąć podwójnego obciążania najemców tymi samymi kosztami.
Kolejnym elementem opłaty eksploatacyjnej, który może budzić spory i wpływać na jej wysokość jest możliwość ujmowania w opłacie eksploatacyjnej kar i grzywien nałożonych na wynajmującego. Wielu najemców podważa zasadność uwzględniania takiego kosztu w service charge, traktując go jako problem wynajmującego. W przypadku jednak bardziej agresywnego sposobu zarządzania nieruchomością i aktywnego poszukiwania przez wynajmującego oszczędności w kosztach utrzymania nieruchomości, wynajmujący może być bardziej narażony na potencjalne kary. Brak możliwości ujmowania tego typu kar i grzywien w opłacie eksploatacyjnej może prowadzić do bardziej pasywnego modelu zarządzania, w którym wynajmujący obawiając się penalizacji swoich działań, nie będzie skłonny do szukania oszczędności, czego konsekwencje w postaci wyższej opłaty eksploatacyjnej będą ponosić najemcy.
Doświadczenie pokazuje, że pomimo odmiennych czasami koncepcji w zakresie przypisywania danych kosztów jako opłat eksploatacyjnych przez strony umowy najmu, obciążanie najemców nieuzasadnionymi kosztami należy dziś do rzadkości, o ile w ogóle jeszcze się zdarza. Bardzo duża konkurencja na rynku magazynowym oraz biznesowe podejście wynajmujących, którzy nie osiągają dochodu z tytułu opłaty eksploatacyjnej, spowodowały, że sytuacje, które miały miejsce na rynku jeszcze kilkanaście lat temu, a których wciąż obawia się część najemców, zostały wyeliminowane.
Autorami tekstu są Aleksandra Reke-Krzyszowska i Sławomir Lisiecki. Artykuł ukazał się na łamach magazynu Eurologistics nr 5/2021.
Powrót do bloga